회사 생활을 하다 보면
업무 이메일을 써야 하는 경우가 많습니다.
별 것 아닌 것 같지만
은근히 신경 쓰이는 것이 이 이메일 쓰기입니다.
보통 내부 혹은 외부에서 업무를 보고하거나
정보를 공유하기 위해 메일을 쓰게 되는데,
혹여라도 잘 못쓰게 되면 오해를 불러일으킬 수 있고
예의 없는 사람으로 비칠 수도 있기 때문입니다.
아쉽게도 대부분의 회사에서
이메일 쓰는 법을 가르쳐주지는 않습니다.
혹시 사수가 있다면
이메일 쓰는 방법에 대해 가르쳐주기도 할 겁니다.
만약에 이렇게 배웠다면
축하합니다. 당신은 정말 행운아입니다.
이메일 쓰는 법까지 가르쳐주는 사수라면
굉장히 친절한 사수거든요.
그러니 행운아라고 할만합니다.
하지만 대부분은 그렇지 않죠.
그래서 오늘은 간단하지만 신경 쓰이는
이메일 쓰기에 대해 알아보도록 하겠습니다.
이메일은 크게 4 부분으로
나눌 수 있을 것 같습니다.
첫인사, 본론, 끝인사, 인적사항
이메일을 이렇게 나누고
각 부분에 대해 알아보도록 하겠습니다.
1. 첫인사
업무상으로 쓰이는 이메일이지만,
사람과 사람 사이의 소통이기에
부드럽게 첫인사로 문장을 시작합니다.
첫인사에는 이런 내용이 포함되어야 합니다.
인사, 소속, 이름, 직급, 소소한 안부
일단 제가 쓰는 방식으로
예를 들어보겠습니다.
예시) 첫인사
안녕하세요.^^
티스토리 제작팀 카피라이터 김레리 차장입니다.
며칠 동안 비가 오더니 오늘은 날씨가 참 맑네요.
가볍게 이 정도로
시작할 수 있을 것 같습니다.
자세히 분석을 해보면,
1. 안녕하세요.^^(인사)
2. 티스토리 제작팀(소속) 카피라이터 김레리 차장(이름과 직급)입니다.
3. 한동안 비가 오더니 오늘은 날씨가 참 맑네요.(소소한 안부)
이렇게 제가 말씀드린 것들이 모두 들어가 있습니다.
1번, 2번은 필수적으로 들어가야 하는 내용입니다.
전 부드러운 인상을 주기 위해
'안녕하세요'뒤에 웃음 이모티콘을 넣기도 하는데,
좀 더 사무적인 느낌을 주고 싶으시다면
굳이 넣지 않으셔도 됩니다.
3번은 다양한 변형이 가능할 것 같습니다.
보통은 날씨 이야기를 많이 합니다.
가볍게 얘기하고 넘어갈 수 있는 부분이기 때문이죠.
상황에 따라서 다르게 쓸 수도 있습니다.
상황 1) 어제 만나서 저녁식사(회식)를 한 경우
3. 어제는 잘 들어가셨는지요? 오랜만에 뵈어서 반가웠습니다.
상황 2) 정말 오랜만에 연락하는 경우
3. 참 오랜만에 연락드리는 것 같습니다. 요즘 잘 지내시는지요?
가볍게 이 정도가 있을 것 같습니다.
지금 예시로 든 문장은 내가 먼저 용건이 있어서
메일을 보내는 경우인데,
내가 먼저 보내는 메일이 아니고
상대방의 메일에 답장을 하는 경우도 있을 수 있겠죠?
그렇다면 3번이 조금 달라집니다.
상황 3) 상대방의 문의에 답변을 하는 경우
3. 문의하신 내용에 대해 답변드립니다.
상황 4) 자료를 요청하여 자료를 보내는 경우
3. 요청하신 자료 보내드립니다.
상황 5) 윗사람에게 진행 중인 프로젝트에 대해 보고를 하는 경우
3. 현재 진행 중인 사항에 대해 보고 드립니다.
이 정도로 쓸 수 있을 것 같습니다.
첫인사에서 주의할 점은
상대방에게 예의를 갖추어야 한다는 것입니다.
윗사람, 거래처는 물론,
아랫사람이나 동료, 혹은 나이가 어린 사람,
사적으로 친한 경우라도 말이죠.
가장 기본이기도 하지만,
이 메일이 다른 사람에게 전달되기도 하고
다른 사람을 참조로 보내기도 하기 때문입니다.
윗사람에게 전달해야 하는 메일인데,
사적으로 친하다고 해서
반말을 했다거나 개인적인 수다를 했다면?
받은 사람이 그 메일을 그대로
전달하기 어렵겠죠?
물론 내용을 지우는 것도 가능합니다만,
하지만 일이 바쁠 때는 그렇게
일일이 지우는 것조차 번거롭습니다.
그렇기에 공개되어도 문제가 없도록
예의를 갖춰 보내는 것이 좋습니다.
2. 본론
말 그대로 본론입니다.
첫인사가 예의를 갖추는 목적이라면
여기는 일목요연하게
핵심 메시지를 전달하는 것이 목적입니다.
보통 바쁘게 일하는 도중 이메일을 확인하므로,
한눈에 핵심 내용을 파악할 수 있도록
하는 것이 좋습니다.
두괄식으로 핵심 내용이 첫 문장에 오도록 합니다.
그렇다면 핵심 내용을 어떻게 쓰느냐?
바로 내가 메일을 왜 보내는지 생각하면 됩니다.
누가(누구에게) / 무엇을
으로 생각하면 쉬울 것 같습니다.
예시 1) 차장님께서 / 프로젝트 진행 사항을 알려달라고 해서
예시 2) 거래처에서 / 시안 제시일을 알려달라고 해서
예시 3) 부장님께서 / 매출 보고서를 보내라고 해서
등의 경우가 있을 것입니다.
첫 문장에 그에 대한 답변이 오도록 합니다.
보통 파일을 첨부해서 보내므로,
자세한 사항은 파일을 보면 알 수 있을 것입니다.
하지만 파일을 열어보기 전에
한눈에 내용 파악이 가능하다면,
파일을 이해하는 것도 쉬운 데다가
일 잘한다는 인상을 줍니다.
그렇기에,
첫 문장에 간단히 요약하는 것이 좋습니다.
아까 예시 1, 2, 3에 대한 답변으로
설명해 드리겠습니다.
예시 1) 차장님께서 프로젝트 진행 상황을 알려달라고 했을 때
첫 문장) 현재 프로젝트는 30% 정도 진행되었으며,
1차 보고는 9/25 금 오후 중에 가능할 것 같습니다.
예시 2) 거래처에서 시안 제시일을 알려달라고 했을 때
첫 문장) 시안 제시 일정에 대해 문의해주셨는데,
시안은 9/21 월요일 오전 중 제시 가능할 것 같습니다.
예시 3) 부장님께서 매출 보고서를 보내라고 했을 때
첫 문장) 현재 매출은 3천만 원으로,
지난달 대비 30% 상승하였습니다.
이런 식으로!
그리고 부가적인 설명은
다음 문장에 이어지는 것이죠.
3. 끝인사
끝인사는 말 그대로
마무리하는 인사입니다.
가장 많이 쓰는 말이
그럼 오늘도 즐거운 하루 보내세요!
라는 문장입니다.
근데 너무 식상하죠?
다른 말을 한번 생각해볼까요?
요즘은 코로나 때문에
건강에 대한 걱정이 큽니다.
그런 것을 반영하여,
마스크 잘 쓰시고, 건강 조심하세요!
같은 말을 할 수도 있겠죠?
환절기에는
날씨가 쌀쌀한데 감기 조심하세요!
같은 말도 가능합니다.
만약 업무를 맡긴 거래처라면?
늘 애써주셔서 감사합니다.
이번 프로젝트도 잘 부탁드리겠습니다.
만약 무언가 검토를 받아야 하는 상황이라면
이런 식으로 마무리도 가능합니다.
번거로우시겠지만 검토 부탁드립니다.
감사합니다.
만약 클라이언트에게 시안을 보내는 상황이라면
확인해보시고 피드백 부탁드립니다.
궁금한 점은 언제든지 연락 주세요!
감사합니다.
이 정도로 가능할 것 같습니다.
차별화된 느낌을 주고 싶다면,
나만의 문장을 만들어서
공식처럼 덧붙이는 것도 좋습니다.
4. 인적사항
인적사항은
메일 내용을 다 기입한 후,
맨 아랫부분에
회사명, 소속 부서, 직급, 회사주소, 회사 전화번호, 팩스번호 등
을 넣는 것을 말합니다.
핸드폰 번호는 필요에 따라 쓰는 경우도 있고,
쓰지 않는 경우도 있습니다.
명함을 넣는다고 생각하면 쉬울 것 같습니다.
실제로 명함 이미지를 넣는 분들도 있습니다.
꼭 그럴 필요는 없고, 이 내용이 다 들어있으면 됩니다.
메일을 읽고 전화나 팩스를 보내고 싶은데,
일일이 찾아보려면 번거롭습니다.
그럴 때 메일 하단에
인적사항이 있다면 연락하기 편하겠죠?
또, 메일을 오랜만에 보낸 경우라면
얘기가 달라집니다.
전화로 이야기하고 싶은데
전화번호를 모를 수도 있구요.
그럴 때도 유용합니다.
이제 이메일 쓰는 법에 대해서
어느 정도 감이 잡히시나요?
"이 정도는 나도 알고 있는데?"
라고 생각하신다면 훌륭합니다.
제 글은 생활 글쓰기를 잘하는 분들이 아니라,
어려움을 겪는 분들에게
도움을 드리고자 하는 것이니까요.
그럼 이제 배운 대로 조합을 해볼까요?
예시 2)였던
거래처에서 시안 제시일을 알려달라고 했을 때
의 경우로 조합해보겠습니다.
(첫인사)
안녕하세요.^^
티스토리 기획팀 김레리 차장입니다.
며칠 동안 비가 오더니 오늘은 날씨가 참 맑네요.
(본론)
시안 제시 일정에 대해 문의해주셨는데,
시안은 9/21 월요일 오전 중 제시 가능할 것 같습니다.
9/1 화요일에 회의했었던 내용을
바탕으로 시안 작업이 진행 중이며,
모델은 현재 협의 중에 있습니다.
조금만 기다려주시면
시안이 완성되는 대로 연락드리겠습니다.
(끝인사)
가을이 오려고 하는지 날씨가 조금 쌀쌀해졌습니다.
환절기에 감기 조심하세요.
감사합니다. ^^
----------------------------------------------
(주)티스토리커뮤니케이션
기획팀 차장 김레리
주소. 경기도 성남시 분당구 판교역로 235
전화. 031-031-0312(직통: 111)
팩스. 031-031-0313
그런데 첫인사와 본론 사이가
매끄럽지가 않습니다.
뭔가 연결고리가 필요할 것 같죠?
그럴 때 마법의 단어가 있습니다!
바로
다름이 아니라,
입니다.
이걸 붙이면 웬만하면 부드럽게 연결됩니다.
다시 예시를 들어볼까요?
예시)
안녕하세요.^^
티스토리 기획팀 김레리 차장입니다.
며칠 동안 비가 오더니 오늘은 날씨가 참 맑네요.
다름이 아니라,
시안 제시 일정에 대해 문의해주셔서 메일 보내드립니다.
시안은 9/21 월요일 오전 중 제시 가능할 것 같습니다.
다른 예도 들어볼까요?
어제는 잘 들어가셨는지요? 오랜만에 뵈어서 반가웠습니다.
다름이 아니라,
의뢰해주신 시안이 완성되어 메일을 보내드립니다.
참 오랜만에 연락드리네요! 요즘 별일 없으시죠?
다름이 아니라,
회의 일정과 장소를 알려드리고자 메일 보내드립니다.
어떤 것에 붙여도
매끄럽게 이어지는 마법의 단어입니다.
좀 더 현란한 문장력이 있는 분들이라면
더 완성도 있게도 가능하겠죠?
하지만 딱히 문장력은 없고
본론은 들어가야겠고 할 때
고민 말고 사용하십시오.
'다름이 아니라,'
그리고 마지막으로
기억해야 할 것이 있습니다.
교정!
교정은
맞춤법, 띄어쓰기를 체크하는 것입니다.
국문과를 나온 분이라면
하지 않아도 될지 모르겠습니다.
저도 카피라이터라 맞춤법이나
띄어쓰기는 평균 이상이지만,
때때로 헷갈리는 경우도 많습니다.
그러기에 체크가 필요하고,
급하게 메일을 쓰다가
오탈자가 생기는 경우도 있습니다.
상대방이 오탈자에 민감하지 않은
너그러운 분이라면 괜찮을지도 모르겠습니다.
하지만 의외로
오탈자에 민감한 분들이 많습니다.
사실 기본이기도 하구요.
(지인 중에는 그것 때문에
욕을 먹은 사례도 있습니다.)
그러므로 메일을 다 쓴 후
한번 쭉 읽어보고 교정을 보는
습관을 들여야 합니다.
맞춤법이나 띄어쓰기에 약하다면,
네이버 맞춤법 검사기가 있으니
그걸 이용하셔도 좋습니다.
오늘은 생활 글쓰기 중에서도
업무 이메일 쓰기에 대해서 알아봤습니다.
아마 저보다 더 현란한 문장으로
업무 이메일을 잘 쓰는 분들도
많을 거라고 생각합니다.
그런 분들보다는
업무 이메일을 처음 써보는
신입사원들께 도움이 되고자 했습니다.
업무 이메일 쓰기에 정답은 없습니다.
그러기에 제가 알려드린 방법도 정답은 아닙니다.
하지만 적어도 통상적으로
쓰이는 수준은 된다고 말씀드릴 수 있겠습니다.
'욕먹지는 않을 정도'라고나 할까요?ㅋ
내가 쓴 메일이 괜찮은지
스스로 체크해보고 싶다면,
이 방법을 권합니다.
본인 나름대로 메일을 써보고
내가 이 메일을 받을 상대방이라면
어떨까?
기분 나쁜 문장은 없나,
이해하기 어려운 부분은 없나,
하고 입장을 바꿔 생각해보세요.
그러면 답이 나올 겁니다.
아 그리고 한 가지 빼먹은 게 있네요!
다름이 아니라,
내용이 도움이 되셨다면
공감이나 구독해주시면 감사하겠습니다.^^
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